Procédures liées au Dictionnaire

Tout besoin d'acronyme, également appelé nouvelle liste (NL), signalé au Dictionnaire implique d'ajouter un "=q=Marianne" dans le commentaire de travail de la référence SIMBAD et s'accompagne de l'envoi d'un mail (au choix un mail par référence ou un mail par fascicule/volume).

Les statuts liés au Dictionnaire :

• =A= : l'acronyme est dans le Dictionnaire et est en cours de codage pour SIMBAD
• =a= : l'acronyme est dans le Dictionnaire mais son codage pour SIMBAD n'est pas prévu
• =a0= : le besoin potentiel d'un acronyme a été vu, mais son entrée dans le Dictionnaire n'a pas été jugé utile (ce statut pourra être révisé)

Les =A= ne peuvent être mis/enlevés que par une personne mettant à jour le Dictionnaire, à l'exception des interventions liées aux procédures spéciales mises en place par Bernd). Les =a= et=a0= en revanche peuvent être mis par tout documentaliste.

A propos du commentaire de travail :

• indiquer l'acronyme utilisé par l'auteur, le cas échéant
• si le format utilisé présente des particularités pouvant être utilisées lors de recherches dans les commentaires de travail (ex.: hdf NNN ou encore +xxx+yyy)
• ne pas noter de "suggestions" d'acronymes entre crochets dans le commentaire de travail d'une référence tant que l'acronyme en question ne figure pas dans le Dictionnaire pour éviter toute confusion
• noter les bibcodes complets (19 caractères) pour faciliter la recherche de références liées les unes aux autres

Ne pas hésiter à créer des NAMEs (en parallèle du =q=), notamment pour les objets cités dès le titre : pour que les objets (et la bibliographie associée) soient dès que possible dans SIMBAD mais aussi parce que ça permet de ne pas avoir à se replonger dans un article une fois l'acronyme créé (il ne reste alors plus qu'à remplacer le NAME par l'identificateur officiel). Attention toutefois à ne pas créer de NAME trop ambigu. En cas de besoin, il est possible d'utiliser l'acronyme EQ, qui a un format basé sur la position.

Demande d'acronyme classique - en cours -

Un acronyme est nécessaire quand :

• un numéro séquentiel propre à l'article étudié est utilisé sans autre identificateur, ou à défaut, seule la position est donnée
• il s'agit d'observation à une autre longueur d'onde (par exemple : identification en X est connue mais les objets étudiés sont en fait des possibles contreparties IR de ces sources X)

Cas particuliers

cas nécessitant un mail séparé

• Citation d'un acronyme déjà existant mais en "Not yet in SIMBAD"
• Enième répétition d'un acronyme qui n'existe toujours pas dans le Dictionnaire
• Ajout d'un identificateur NAME

cas du =a0=

La présence d'un =a0= sur une référence signifie qu'une nouvelle liste potentielle a bien été vue mais qu'aucun acronyme n'a encore été prévu pour le Dictionnaire. Dans certains cas, pour retrouver facilement la référence en cas de recitation, il peut s'avérer utile de préciser dans le commentaire de travail le format et/ou l'acronyme utilisé.

Les cas les plus fréquents qui méritent un =a0= sont des objets sans position dont l'importance pour SIMBAD est jugée faible et/ou à risque de re-citation faible. Historiquement, les absorbeurs (ALS, DLA, etc.) ainsi que les "standard stars" et autres étoiles de comparaison (d'autant plus s'il n'y a pas de position) rentraient dans cette catégorie.

Dans le cadre de la procédure spéciale mise en place par Bernd pour le Dictionnaire (ApJ, A&A), il est également possible de mettre directement en =a0= les références pour lesquelles on a décidé de ne pas prévoir d'acronyme dans le Dictionnaire.

Cas des acronymes créés par Bernd par la boucle des NAMEs (à partir du 02/07/2015 et jusqu'au 03/03/2016 seulement) :

Dans le cas où seuls 1 à 3 objets sont concernés par la création d'un acronyme, les DJINistes créent ces objets en NAMEs et les signalent à Bernd, qui alors crée directement un acronyme si nécessaire. Une fois l'acronyme codé et actif dans SIMBAD, les DJINistes remplacent le NAME par l'acronyme et complétent la référence de SIMBAD, et notamment la note de nomenclature, comme décrit ici.

Cf. le compte-rendu de la réunion biblio du 02/07/2015

Cf. le compte-rendu de la réunion DJIN du 03/03/2016

---

cas des créations de NAME

A partir du 01/09/2016 :

Bernd a donné comme nouvelle règle que si des objets associés à une demande d'acronyme sont créés en NAME, la création de l'acronyme correspondant n'est pas prioritaire (puisque les objets sont déjà dans SIMBAD).

Pour repérer les références concernées plus facilement, il est important que vous continuiez à préciser dans le commentaire de travail "cree(s) en NAME en attendant" (la partie "NAME en attendant" étant la chaîne que nous pouvons chercher automatiquement.

Les retours du Dictionnaire (les dossiers D#)

Lorsqu'un lot d'acronymes est codé pour SIMBAD, le Dictionnaire en envoie la liste accompagnée des références concernées aux documentalistes, pour que les objets concernés puissent être entrés dans SIMBAD.

Lorsque tous les identificateurs d'un acronyme, provenant de la (des) référence(s) d'origine de l'acronyme en question), sont dans SIMBAD, il faut prévenir le Dictionnaire pour que la mention "completely incorporated in SIMBAD" puisse être ajoutée le cas échéant.

Depuis février/mars 2016, le retour vers les DJINistes pour les acronymes codés par Bernd pour SIMBAD se fait par un mail envoyé par Anaïs aux DJINistes lorsqu'elle a activé dans SIMBAD les acronymes signalés par Bernd. La mise à jour des références de SIMBAD pour les acronymes concernés et la mise à jour du Dictionnaire (pour remplacer le "not yet in SIMBAD" par "completely incorporated in SIMBAD") sont maintenant déconnectés.

Dès réception du mail, les DJINistes peuvent mettre à jour SIMBAD (ie. même s'il reste un =A= dans le commentaire de travail). Une fois que le Dictionnaire a été mis à jour, les DJINistes peuvent ensuite vérifier s'il leur reste des =T= à traiter en cherchant le numéro du dossier concerné dans les commentaires de travail (puis en faisant une recherche sur leur prénom).

Après quelques dossiers traités de cette façon, petit retour en arrière : le mail généré par la procédure d'Anaïs n'est plus envoyé directement aux DJINistes, mais d'abord à l'équipe Dictionnaire, qui s'occupe des mises à jour et vérifications nécessaires (côté Dictionnaire et côté SIMBAD) avant de le transmettre aux documentalistes.

-- MarianneBrouty - 2014-09-19